La receta de Google para tener una eficaz reunión de trabajo

Recomendaciones de Larry Page:

El gigante de internet elaboró una lista de observaciones para aprovechar al máximo cada una de las reuniones de sus empleados. A continuación presentamos sus principales consejos.

Las reuniones de trabajo suelen ser un excelente mecanismo para tomar decisiones, resolver problemas y compartir información. Pero también pueden transformarse en una pérdida de tiempo y baja en la productividad de una compañía si no se plantea de la forma correcta. En Google saben de este riesgo por lo que desarrollaron ciertos mandamientos en torno a cómo deben ser las ‘meetings’ en la firma de internet.

Desde el regreso de Larry Page al comando de Google, una de sus primeras decisiones fue reestructurar la forma en que las reuniones eran realizadas en la compañía. Mediante un correo electrónico, el ejecutivo explicaba las nuevas reglas para las reuniones de negocios, donde el concepto clave es regresar a la modalidad de start-up (empresa que apenas comienza), pese a ser una firma con más de 30.000 empleados.

Kristen Gil, vicepresidente de operaciones de la compañía, revela en la publicación cuatrimestral de Google conocido como “Think Quarterly“, algunos datos acerca de este sistema de reuniones dentro de la compañía.

Cada reunión debe tener una persona que pueda tomar una decisión. Si no hay una persona que no pueda tomar una decisión, o no hay una decisión por tomar, la reunión no tiene sentido y no debe hacerse.

No debe haber reuniones con más de 10 personas. Cuanto mayor es el grupo menor es la concentración de los participantes y es más fácil que se dispersen las ideas o se caiga en debates sin sentido.

Cada una de las personas que asista a la reunión debe tener la capacidad y posibilidad de agregar valor en la reunión (opinión, voz o voto). De lo contrario no debe estar en la reunión.

Puntualidad. Las reuniones deben comenzar y terminar en el tiempo que se haya programado. La puntualidad es clave. Esperar a los que se demoran, que por lo general suelen ser los mismos de siempre, es una pérdida de tiempo que ahora se ha convertido en pecado capital para Google.

Ninguna decisión debe esperar a que haya una reunión. Si una reunión es estrictamente necesaria para tomar una decisión, la reunión se debe tener de manera inmediata.

Pese a que se trata de observaciones que pueden resultar generales, cobran sentido ya que comúnmente son olvidadas a medida que las compañías comienzan a crecer. Para Gil, estas observaciones pueden definir el éxito de una reunión y, a futuro, de una compañía.

La ejecutiva también dice que la reorganización de Larry Page, en donde la compañía se dividió en 7 grupos (para distintos productos), fue creada para asegurarse de tener a un solo responsable de cada proyecto. Esta organización es la que ha permitido que Google+ haya tenido 100 nuevas funcionalidades y características en tan solo 90 días de haber iniciado.

El sistema de OKR’s (Objectives and Key Results) que Google lleva usando desde 1999, el culpable de muchos de los éxitos de la compañía. Este sistema se basa en establecer un objetivo claro, pero ambicioso y luego los resultados claves o pasos que se requieren en específico para alcanzarlo en un marco de tiempo determinado. Se sabe que lograr cumplir con el 75% del objetivo inicial es un número que indica que todo marcha bien. A su vez, menos de dicha cifra resulta inaceptable y le puede costar el trabajo a alguien.

Y ustedes, ¿Cómo organizan sus reuniones de trabajo? ¿Siguen el modelo de Google?